1.9.4 การเปลี่ยนรายการข้อมูลให้เป็นคอลัมน์

1.9.4 การเปลี่ยนรายการข้อมูลให้เป็นคอลัมน์



เมื่อต้องการกำหนดคอลัมน์ในตาราง ให้พิจารณาว่าต้องการข้อมูลใดบ้างในการ ติดตามเกี่ยวกับหัวเรื่องที่บันทึกในตาราง ตัวอย่างเช่น สำหรับตารางลูกค้านั้น คอลัมน์ต่าง ๆ ได้แก่ ชื่อ ที่อยู่ รหัสไปรษณีย์ ส่งอีเมล คำขึ้นต้นจดหมาย และที่อยู่อีเมล จะเป็นรายการคอลัมน์เริ่มต้นที่ดี แต่ละระเบียนในตารางจะมีคอลัมน์ชุดเดียวกัน ดังนั้นคุณจะสามารถเก็บข้อมูลชื่อ ที่อยู่ รหัสไปรษณีย์ ส่งอีเมล คำขึ้นต้นจดหมาย และที่อยู่อีเมลสำหรับแต่ละระเบียนได้ ตัวอย่างเช่น ใน คอลัมน์ที่อยู่จะมีข้อมูลที่อยู่ของลูกค้า แต่ละระเบียนจะประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าหนึ่งราย และเขตข้อมูลที่อยู่จะประกอบด้วยที่อยู่ของลูกค้ารายนั้น
เมื่อได้กำหนดชุดของคอลัมน์เริ่มต้นสำหรับตารางแต่ละตารางได้แล้ว สามารถ ปรับปรุงรายการคอลัมน์ได้อีก ตัวอย่างเช่น เป็นเรื่องที่ดีที่จะเก็บชื่อลูกค้าแยกเป็นสองคอลัมน์ คือ ชื่อและนามสกุล เพื่อให้สามารถเรียงลำดับ ค้นหา หรือทำดัชนีของคอลัมน์เหล่านั้นได้ ในทำนอง เดียวกัน จริงๆ แล้วที่อยู่ประกอบด้วยคอมโพเนนต์ที่แยกได้ 5 ส่วน คือ บ้านเลขที่-ถนน เมือง รัฐ รหัสไปรษณีย์ และประเทศ/ภูมิภาค และเป็นเรื่องสมควรที่จะเก็บคอลัมน์แยกกัน ตัวอย่างเช่น ถ้า ต้องการดำเนินการค้นหา กรอง หรือเรียงลำดับตามจังหวัด จำเป็นต้องใช้ข้อมูลจังหวัดซึ่งเก็บในอีก คอลัมน์ต่างหาก 

นอกจากนี้ ยังควรพิจารณาว่าฐานข้อมูลจะบรรจุเฉพาะข้อมูลที่มาจากแหล่ง ภายในประเทศเพียงอย่างเดียว หรือเก็บข้อมูลที่มาจากแหล่งต่างประเทศด้วย เช่น ถ้าวางแผนที่จะ เก็บที่อยู่ในต่างประเทศ ควรจะมีคอลัมน์ภูมิภาคแทนคอลัมน์รัฐ เนื่องจากคอลัมน์ดังกล่าวสามารถ บันทึกได้ทั้งข้อมูลรัฐภายในประเทศ และภูมิภาคของประเทศ/ภูมิภาคอื่น ๆ อีกทั้งรหัสไปรษณีย์ยัง เหมาะสมกว่ารหัสประจำรัฐ ถ้าคิดจะเก็บข้อมูลที่อยู่ต่างประเทศด้วย 

รายการต่อไปนี้จะแสดงเคล็ดลับสองสามประการในการกำหนดคอลัมน์

1. ไม่ควรรวมข้อมูลจากการคำนวณ ไม่ควรเก็บผลลัพธ์ของการคำนวณไว้ใน ตาราง แต่สามารถให้ Access 2007 ทำการคำนวณได้เมื่อต้องการดูผลลัพธ์ ตัวอย่างเช่น สมมติว่ามี รายงานผลิตภัณฑ์ที่สั่งซื้อซึ่งแสดงผลรวมย่อยของจำนวนที่สั่งซื้อสำหรับผลิตภัณฑ์แต่ละประเภท ในฐานข้อมูล อย่างไรก็ตาม จะไม่มีคอลัมน์ผลรวมย่อยจำนวนที่สั่งซื้ออยู่ในตาราง แต่ตารางผลิตภัณฑ์จะมีคอลัมน์จำนวนที่สั่งซื้อซึ่งเก็บข้อมูลจำนวนหน่วยของแต่ละผลิตภัณฑ์ในใบสั่งซื้อไว้ Access 2007 จะใช้ข้อมูลดังกล่าวในการคำนวณผลรวมย่อย เมื่อคุณพิมพ์รายงานในแต่ละครั้ง และ ผลรวมย่อยเองไม่ควรจะถูกเก็บอยู่ในตาราง

2. เก็บข้อมูลในส่วนตรรกะที่เล็กที่สุด ถ้าอยากมีเขตข้อมูลหนึ่งเขตสำหรับชื่อ เต็ม หรือชื่อผลิตภัณฑ์ควบคู่ไปกับรายละเอียดผลิตภัณฑ์ ใส่ข้อมูลมากกว่าหนึ่งชนิดลงในลงในเขต ข้อมูลหนึ่งเขต จะทำให้ยากต่อการดึงข้อมูลแต่ละชนิดออกมาในภายหลัง ให้ลองแตกย่อยข้อมูลลง เป็นหน่วยเชิงตรรกะ เช่น สร้างเขตข้อมูลเฉพาะสำหรับชื่อและอีกเขตหนึ่งสำหรับนามสกุล หรือ สำหรับชื่อผลิตภัณฑ์ ประเภท และคำอธิบาย 
 

รูปที่ 1-13 การแตกย่อยข้อมูลลงเป็นหน่วยเชิงตรรกะ

เมื่อคุณปรับปรุงคอลัมน์ข้อมูลในแต่ละตารางเรียบร้อยแล้ว คุณก็พร้อมที่จะเลือกคีย์หลักของตารางแต่ละตาราง

0 ความคิดเห็น:

แสดงความคิดเห็น