1.9.2 การค้นหาและการจัดระเบียบข้อมูลที่ต้องการ
เมื่อต้องการค้นหาและจัดระเบียบข้อมูลที่ต้องการ ให้เริ่มต้นกับข้อมูลที่มีอยู่เป็น
อันดับแรก เช่น บันทึกใบสั่งซื้อในบัญชี หรือเก็บข้อมูลลูกค้าในแบบฟอร์มกระดาษไว้ในแฟ้ ม
เอกสาร ให้รวบรวมเอกสารเหล่านี้ แล้วทำรายการชนิดของข้อมูล (ตัวอย่างเช่น แต่ละช่องที่กรอก
ลงในฟอร์ม) ถ้าไม่มีฟอร์มใด ๆ อยู่ ให้ลองจินตนาการแทนว่ากำลังออกแบบฟอร์มสำหรับการ
บันทึกข้อมูลลูกค้า ต้องคิดว่าจะใส่ข้อมูลอะไรลงในฟอร์มนี้ จะสร้างกล่องสำหรับกรอกข้อมูล
อะไรบ้าง ให้ระบุและจดบันทึกรายการเหล่านี้แต่ละรายการไว้ ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณเก็บรายชื่อ
ลูกค้าไว้ในบัตรดัชนี ให้สำรวจบัตรดัชนีเหล่านี้ว่าในบัตรอาจจะมีรายละเอียดเกี่ยวกับชื่อลูกค้า ที่อยู่เมือง รัฐ รหัสไปรษณีย์ และหมายเลขโทรศัพท์ โดยสามารถใช้รายการเหล่านี้แต่ละรายการในการ
สร้างคอลัมน์ในตารางได้
ในระหว่างที่กำลังเตรียมรายการนี้อยู่ ไม่ต้องเป็นกังวลว่าจะต้องทำให้ได้สมบูรณ์
แบบในครั้งแรก ให้แจกแจงแต่ละรายการเท่าที่นึกได้ ถ้าจะมีบุคคลอื่นใช้ฐานข้อมูลนี้ด้วย ให้ลอง
ถามความคิดเห็นจากบุคคลเหล่านั้นดู ซึ่งสามารถปรับรายการให้สมบูรณ์ยิ่งขึ้นได้ในภายหลัง
ในขั้นต่อไป ให้พิจารณาชนิดของรายงานหรือการส่งจดหมายที่ต้องการสร้างขึ้นโดย
ใช้ฐานข้อมูล ตัวอย่างเช่น ต้องการรายงานการขายของผลิตภัณฑ์ เพื่อแสดงยอดขายตามภูมิภาค
หรือรายงานสรุปสินค้าคงคลังที่แสดงระดับสินค้าคงคลัง นอกจากนี้ ถ้าต้องการสร้างจดหมาย
แบบฟอร์มสำหรับส่งถึงลูกค้าเพื่อประกาศกิจกรรมการขายหรือนำเสนอข้อเสนอพิเศษต่าง ๆ ให้
ออกแบบรายงานนี้ไว้ในใจ แล้วจินตนาการว่ารายงานจะมีรูปลักษณ์อย่างไร จะใส่ข้อมูลอะไรบ้าง
ลงในรายงาน ให้จดแต่ละรายการไว้ แล้วทำเช่นเดียวกันนี้สำหรับจดหมายแบบฟอร์มและสำหรับ
รายงานอื่น ๆ ที่จะสร้างขึ้น
รูปที่ 1-10 การวางแผนค้นหาและจัดระเบียบข้อมูล
เมื่อคิดถึงรายงานและการส่งจดหมายที่ต้องการสร้าง จะเป็นการช่วยให้การระบุ
รายการต่าง ๆ ที่ต้องการให้มีในฐานข้อมูลได้ เช่น ถ้าเปิ ดโอกาสให้ลูกค้าสามารถขอรับหรือขอ
ยกเลิกการรับข้อมูลล่าสุดทางอีเมลเป็นประจำ และต้องการพิมพ์รายชื่อลูกค้าที่ต้องการสมัครรับ
ข้อมูล เมื่อต้องการบันทึกข้อมูลดังกล่าวไว้ ให้เพิ่มคอลัมน์ “ส่งอีเมล” ลงในตารางลูกค้า และให้
สามารถตั้งค่าเขตข้อมูลเป็น ใช่ หรือ ไม่ใช่ ให้กับลูกค้าแต่ละรายได้
ข้อกำหนดในการส่งข้อความอีเมลถึงลูกค้าเป็นอีกรายการหนึ่งที่ต้องบันทึกไว้ เมื่อ
ทราบว่าลูกค้าต้องการรับข้อความอีเมล จำเป็นที่จะต้องทราบที่อยู่อีเมลสำหรับการส่งข้อความอีเมล
เหล่านี้ ดังนั้นจึงต้องบันทึกที่อยู่อีเมลของลูกค้าแต่ละรายไว้ด้วย
เป็นเรื่องสมเหตุสมผลที่จะสร้างแบบตัวอย่างของรายงานหรือรายการผลลัพธ์ แล้ว
พิจารณาว่ารายการใดที่ต้องการสร้างเป็นรายงาน ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการตรวจสอบฟอร์มจดหมาย
อาจทำให้นึกอะไรได้หลายอย่าง ตัวอย่างเช่น ถ้าต้องการใส่คำทักทายที่เหมาะสม ต้องสร้างรายการ
คำทักทายด้วยสตริงที่เริ่มคำขึ้นต้นจดหมายว่า “คุณ” หรือ “Mr.” “Mrs.” หรือ “Ms.” และอาจเริ่มต้น
จดหมายแบบทั่วไปด้วย “เรียน คุณศักด์ิสิทธ์ิ” แทนที่จะเป็น “เรียน คุณศักด์ิสิทธ์ิ วัชรารัตน์” หรือ
“Dear Mr. Saksit” แทนที่จะเป็น “Dear Mr. Saksit Watchararat” ดังนี้จึงรู้ว่าควรเก็บชื่อกับนามสกุล
ไว้แยกกนั
ประเด็นสำคัญที่ต้องจำคือ ควรแตกข้อมูลให้เป็นส่วนเล็กที่สุดที่มีประโยชน์ ในกรณี
ของชื่อ เพื่อทำให้นามสกุลพร้อมใช้งานได้ ควรแบ่งชื่อออกเป็นสองส่วน คือชื่อกับนามสกุล
ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการเรียงลำดับตามนามสกุล การแบ่งเช่นนี้จะทำให้นามสกุลของลูกค้าถูกเก็บ
แยกต่างหาก โดยทั่วไป ถ้าต้องการเรียงลำดับ ค้นหา คำนวณ หรือรายงานโดยยึดตามข้อมูลรายการ
หนึ่งแล้ว ควรเก็บข้อมูลรายการนั้นในเขตข้อมูลของตัวเอง
ลองนึกถึงคำถามที่ต้องการให้ฐานข้อมูลตอบ ตัวอย่างเช่น มีรายการขายของ
ผลิตภัณฑ์เด่นที่ปิ ดรายการขายได้เมื่อเดือนที่แล้วกี่รายการ ลูกค้าดีที่สุดอาศัยอยู่ที่ไหน ใครเป็นผู้
จำหน่ายผลิตภัณฑ์ที่ขายดีที่สุด การคิดคำถามเหล่านี้ล่วงหน้าจะช่วยให้ไม่ต้องเพิ่มรายการใน
ระเบียน
0 ความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น