6.2.4 การสร้างรายงานจากคำสั่งตัวช่วยสร้างรายงาน

6.2.4 การสร้างรายงานจากคำสั่งตัวช่วยสร้างรายงาน

เมื่อคลิกปุ่มคำสั่งตัวช่วยสร้างรายงาน จากชุดคำสั่งรายงาน จะเปิดแผ่นงานตัวช่วย สร้างรายงาน ให้ดำเนินการตามขั้นตอน 

- เลือกรายการเขตข้อมูลที่มีอยู่ในตารางต่าง ๆ 

- ต้องการแสดงข้อมูลตามตาราง/แบบสอบถามใดเป็นหลัก 

- ต้องการจัดเรียงลำดับข้อมูลด้วยเขตข้อมูลใดก่อน-หลัง ได้ถึง 4 เขตข้อมูล 

- เลือกการวางเค้าโครงแบบคอลัมน์ หรือแบบตาราง หรือแบบชิดขอบ และการวาง แนวแบบแนวตั้ง หรือแนวนอน และจะให้ปรับความกว้างของเขตข้อมูลพอดีหน้ากระดาษหรือไม่ 

- ต้องการเลือกรูปแบบลักษณะของรายงานแบบใดจากแม่แบบที่ให้มา 

- ต้องการตั้งชื่อรายงานว่าอะไร และให้แสดงตัวอย่างรายงาน หรือปรับเปลี่ยนการ ออกแบบรายงาน 

เมื่อเสร็จสิ้นแล้ว สามารถที่จะตกแต่งรายงานให้สวยงามต่อไปอีกได้

 

รูปที่ 6-19 คลิกปุ่มคำสั่งตัวช่วยสร้างรายงาน จากชุดคำสั่งรายงาน

 

รูปที่ 6-20 จะเปิดแผ่นงานตัวช่วยสร้างรายงาน ให้เลือกรายการเขตข้อมูลที่มีอยู่ในตารางข้อมูล
นักศึกษา

 

รูปที่ 6-21 ให้เลือกรายการเขตข้อมูลที่มีอยู่ในตารางวิชาและครูผู้สอน

รูปที่ 6-22 เลือกรายการเขตข้อมูลที่มีอยู่ในตารางบัตรลงทะเบียน และแสดงข้อมูลตามตารางข้อมูล
นักศึกษา

 

รูปที่ 6-23 ต้องการจัดเรียงลำดับข้อมูลแบบใด และวางเค้าโครงแบบใด

 

รูปที่ 6-24 เลือกรูปแบบลักษณะรวมกลุ่มจากแม่แบบที่ให้มาแบบ และตั้งชื่อรายงานว่าเรียนระยะสั้น

 

รูปที่ 6-25 ผลลัพธ์รายงานด้วยคำสั่งตัวช่วยสร้างรายงาน ในมุมมองออกแบบ

 

รูปที่ 6-26 ผลลัพธ์รายงานด้วยคำสั่งตัวช่วยสร้างรายงาน ในมุมมองรายงาน

 

รูปที่ 6-27 ผลลัพธ์รายงานด้วยคำสั่งตัวช่วยสร้างรายงาน ในมุมมองเค้าโครง

 

รูปที่ 6-28 เปลี่ยนชื่อรายงาน ในมุมมองเค้าโครง

 

รูปที่ 6-29 ออกแบบโลโก้รายงาน ในมุมมองออกแบบ

 

รูปที่ 6-30 ไปที่แฟ้มรูปภาพต้นฉบับโลโก้ สอศ. เพื่อแทรกรูปภาพในชื่อรายงาน

 

รูปที่ 6-31 โลโก้ สอศ. ได้ถูกแทรกเข้ามาในชื่อรายงาน

 

รูปที่ 6-32 ย้ายตำแหน่งรูปภาพโลโก้ สอศ. ไว้ด้านหน้า และข้อความถัดมาในชื่อรายงาน

 

รูปที่ 6-33 ผลลัพธ์รายงานสุดท้ายเมื่อแทรกโลโก้แล้ว ในมุมมองรายงาน

Read More

6.2.3 การสร้างรายงานด้วยคำสั่งรายงานเปล่า

6.2.3 การสร้างรายงานด้วยคำสั่งรายงานเปล่า

เมื่อคลิกปุ่มคำสั่งรายงานเปล่า จากชุดคำสั่งรายงาน จะเปิดรายงานเปล่า ในมุมมองเค้า โครง และรายการเขตข้อมูลที่มีอยู่ในตารางทางด้านขวามือ เพื่อลากไปปล่อยในรายงานเปล่านั้น

 

รูปที่ 6-14 รายงานเปล่า และรายการเขตข้อมูลที่มีอยู่ในตารางทางด้านขวามือ

 

รูปที่ 6-15 ลากรายการเขตข้อมูลที่มีอยู่ในตารางทางด้านขวามือมาปล่อยในรายงานเปล่า

 

รูปที่ 6-16 ลากรายการเขตข้อมูลที่ต้องการสร้างรายงานมาปล่อยในรายงานเปล่าเสร็จสิ้นแล้ว

 

รูปที่ 6-17 ผลลัพธ์จากการสร้างรายงานด้วยคำสั่งรายงานเปล่า ในมุมมองรายงาน

 

รูปที่ 6-18 บันทึกชื่อรายงานเก็บไว้

Read More

6.2.2 การสร้างรายงานจากคำสั่งป้ายชื่อ

6.2.2 การสร้างรายงานจากคำสั่งป้ายชื่อ

จากฟอร์มรายการลงทะเบียนเรียนระยะสั้น เลือกคำสั่งป้ายชื่อ จากชุดคำสั่งรายงาน จะ เรียกแผ่นงานตัวช่วยสร้างป้ายผนึก ให้ดำเนินการตามขั้นตอนจนเสร็จสิ้นจะได้ป้ายผนึกตาม ต้องการ

 

รูปที่ 6-7 ตัวช่วยสร้างป้ายผนึก ให้เลือกหมายเลขผลิตภัณฑ์ ที่มีขนาดที่ต้องการ

 

รูปที่ 6-8 ตัวช่วยสร้างป้ายผนึก ให้เปลี่ยนแบบอักษร ขนาด น้ำหนัก และสีข้อความตามที่ต้องการ

 

รูปที่ 6-9 ตัวช่วยสร้างป้ายผนึก ให้เลือกเขตข้อมูลในการจ่าหน้าป้ายผนึก

 

รูปที่ 6-10 ตัวช่วยสร้างป้ายผนึก ให้เรียงลำดับเขตข้อมูลในการจ่าหน้าป้ายผนึก

 

รูปที่ 6-11 ตัวช่วยสร้างป้ายผนึก ให้ตั้งชื่อป้ายผนึก

 

รูปที่ 6-12 ผลลัพธ์จากการสร้างรายงานด้วยคำสั่งป้ายชื่อ ในมุมมองแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์

 

รูปที่ 6-13 ผลลัพธ์จากการสร้างรายงานด้วยคำสั่งป้ายชื่อ ในมุมมองออกแบบ

Read More

6.2.1 การสร้างรายงานจากคำสั่งรายงาน

6.2.1 การสร้างรายงานจากคำสั่งรายงาน

จากฟอร์มรายการลงทะเบียนเรียนระยะสั้น เลือกคำสั่งรายงาน จากชุดคำสั่งรายงาน

 

รูปที่ 6-2 เลือกคำสั่งรายงาน จากฟอร์มรายการลงทะเบียนเรียนระยะสั้น

 

รูปที่ 6-3 ผลลัพธ์รายงานรายการลงทะเบียนเรียนระยะสั้น จากมุมมองเค้าโครง

รูปที่ 6-4 ผลลัพธ์รายงานรายการลงทะเบียนเรียนระยะสั้น จากมุมมองออกแบบ 

 

รูปที่ 6-5 ผลลัพธ์รายงานรายการลงทะเบียนเรียนระยะสั้น จากมุมมองรายงาน

 

รูปที่ 6-6 ผลลัพธ์รายงานรายการลงทะเบียนเรียนระยะสั้น จากมุมมองแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์

Read More

6.2. การสร้างรายงาน (Report)

6.2. การสร้างรายงาน (Report)

จากแท็บเครื่องมือสร้าง จะมีกลุ่มชุดคำสั่งรายงาน ที่มีปุ่มคำสั่งอยู่ 5 ปุ่มคำสั่ง คือ รายงานป้ายชื่อ รายงานเปล่า ตัวช่วยสร้างรายงาน และออกแบบรายงาน

รูปที่ 6-1 แท็บเครื่องมือสร้างกับกลุ่มชุดคำสั่งรายงาน

6.2.1 การสร้างรายงานจากคำสั่งรายงาน

6.2.2 การสร้างรายงานจากคำสั่งป้ายชื่อ

6.2.3 การสร้างรายงานด้วยคำสั่งรายงานเปล่า

6.2.4 การสร้างรายงานจากคำสั่งตัวช่วยสร้างรายงาน

6.2.5 การสร้างรายงานจากคำสั่งออกแบบรายงาน

Read More

6.1. ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับรายงาน (Report)

6.1. ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับรายงาน (Report)

การสร้างรายงานนั้นจะใช้วิธีการสร้างคล้ายกับการสร้างฟอร์ม ดังนั้น จึงสามารถนำ ความรู้เกี่ยวกับการสร้างฟอร์มมาใช้ในการสร้างรายงานได้ นอกจากนี้ใน Access 2007 นั้น ยังมีตัว ช่วยในการสร้างรายงานอย่างรวดเร็ว โดยจะถามข้อมูลที่จำเป็นในการสร้างรายงาน และรายงานที่ เราสร้างขึ้นมาสามารถนำไปใช้ในอินเทอร์เน็ต และอินทราเน็ตได้เหมือนกับการส่งออกไฟล์ทั่วไป

1.1 ความหมายของรายงาน (Report) 

รายงาน คือ ข้อมูลที่จะใช้แสดงผลสรุปจากฐานข้อมูลออกมาทางสิ่งพิมพ์ ที่เรา สามารถนำไปใช้งานต่อไปได้ ตัวอย่างของการนำรายงานไปใช้งานในฐานข้อมูลการสั่งซื้อของเรา เช่น

- การออกใบสั่งซื้อให้กับลูกค้าในการสั่งซื้อแต่ละครั้ง
- การสร้างฉลากติดซองจดหมายเพื่อส่งข้อมูลต่าง ๆ ไปให้ลูกค้า
- การแสดงข้อมูลรายละเอียดของสินค้าทุกอย่างที่มีอยู่

นอกจากนี้ เพื่อเพิ่มความสวยงามให้กับรายงาน เรายังสามารถใส่ออบเจ็กต์ต่าง ๆ ลง ไปในรายงานของเราได้ เช่น รูปภาพ เสียง เป็นต้น และรายงานที่เราสร้างขึ้นมายังสามารถ นำไปใช้อินเทอร์เน็ตและอินทราเน็ตได้เช่นเดียวกับฟอร์ม

1.2 ประโยชน์ของรายงาน

รายงานมีประโยชน์มากมาย ดังต่อไปนี้ 

- รายงานสามารถนำไปใช้ในงานต่าง ๆ โดยรายงานสามารถจัดกลุ่มของระเบียน หาผลรวมระเบียนในกลุ่ม รวมทั้งสามารถสร้างกลุ่มย่อยขึ้นมาใหม่ได้ เช่น ต้องการจัดกลุ่มใบสั่ง ซื้อสินค้าตามลูกค้า จัดกลุ่มสินค้าตามชนิดสินค้า เป็นต้น 

- รายงานสามารถใช้สร้างเอกสารต่าง ๆ ได้เป็นอย่างดี เช่น การทำใบรายการส่ง สินค้า การสรุปยอดขายในแต่ละไตรมาส เป็นต้น 

1.3 ความแตกต่างระหว่างฟอร์มกับรายงาน
เราจะสังเกตได้ว่าฟอร์มนั้นสามารถพิมพ์งานออกมาได้เช่นเดียวกัน แต่ที่เราไม่ใช้ ฟอร์มเป็นรายงานสรุป เนื่องจากฟอร์มมีข้อแตกต่างกับรายงาน ดังต่อไปนี้

- ฟอร์มถูกออกแบบมา เพื่อใช้แสดงผลข้อมูลในหน้าจอ และรายงานถูกออกแบบ มา เพื่อใช้สร้างสิ่งพิมพ์ต่าง ๆ 

- ข้อมูลต่าง ๆ ที่แสดงอยู่บนรายงานจะใช้แสดงผลอย่างเดียวไม่สามารถแก้ไขได้ เหมือนกับฟอร์ม 

- ในการกำหนดความกว้างและความยาวของรายงาน เราสามารถกำหนดใน ไดอะล็อกซ์ Printer Setup ซึ่งไม่เกี่ยวกับคุณสมบัติที่กำหนดในมุมมอง Report Design (ที่ใช้ สร้างรายงาน) ทำให้ผู้ที่ไม่ทราบรายละเอียดในการสร้างรายงานสามารถพิมพ์รายงานในแบบที่ ต้องการได้

Read More

5.2.7 การสร้างฟอร์มจากคำสั่งออกแบบฟอร์ม

5.2.7 การสร้างฟอร์มจากคำสั่งออกแบบฟอร์ม

ในชุดคำสั่งฟอร์ม เลือกปุ่มคำสั่งออกแบบฟอร์ม จะได้ฟอร์มเปล่าในมุมมองออกแบบ ให้คลิก เรียกรายการเขตข้อมูลออกมาทางด้านขวามือ แล้วลากรายการเขตข้อมูลทางด้านขวามือมาปล่อยไว้ในฟอร์ม

 

รูปที่ 5-62 เลือกปุ่มคำสั่งออกแบบฟอร์ม จากชุดคำสั่งฟอร์ม

 

รูปที่ 5-63 ฟอร์มฐานข้อมูลเปล่าจากมุมมองออกแบบ

 

รูปที่ 5-64 ลากรายการเขตข้อมูลทางด้านขวามือมาปล่อยไว้ในฟอร์ม

 

รูปที่ 5-65 ผลลัพธ์ของฟอร์มที่สร้าง จากมุมมองฟอร์ม

 

รูปที่ 5-66 เลื่อนดูระเบียนถัดไป และบันทึกชื่อฟอร์มของฐานข้อมูลจากมุมมองฟอร์ม

 

รูปที่ 5-67 ฟอร์มของฐานข้อมูลจากมุมมองแผ่นข้อมูล

Read More

5.2.6.4 การสร้างฟอร์มเพิ่มเติมด้วย PivotTable

5.2.6.4 การสร้างฟอร์มเพิ่มเติมด้วย PivotTable

เมื่อคลิกปุ่มชุดคำสั่งฟอร์มเพิ่มเติม เลือกรายการ PivotTable ช่วยสร้างฟอร์มใน มุมมอง PivotTable โดยการลากเขตข้อมูลจากตารางที่ต้องการมาปล่อยในเขตข้อมูลที่เป็นตัวกรอง คอลัมน์ แถว และผลรวมหรือรายละเอียด

 

รูปที่ 5-54 เลือกตารางวิชา และเลือกรายการ PivotTable จากชุดคำสั่งฟอร์มเพิ่มเติม

 

รูปที่ 5-55 ฟอร์ม PivotTable ของตารางวิชา

 

รูปที่ 5-56 คลิกเรียกรายการเขตข้อมูลออกมาทางด้านขวามือ

 

รูปที่ 5-57 ลากรายการเขตข้อมูลทางด้านขวามือมาปล่อยไว้ในฟอร์ม PivotTable

 

รูปที่ 5-58 ผลลัพธ์ของฟอร์ม PivotTable จากตารางวิชา

 

รูปที่ 5-59 บันทึกชื่อฟอร์ม PivotTable

รูปที่ 5-60 จากฟอร์ม PivotTable ใช้ตัวกรองเลือกรหัสรายวิชา 1204-1304

 

รูปที่ 5-61 ฟอร์มของฐานข้อมูล PivotTable ในมุมมองออกแบบ

Read More

5.2.6.3 การสร้างฟอร์มเพิ่มเติมด้วยกล่องโต้ตอบโมดอล (Modal Form)

5.2.6.3 การสร้างฟอร์มเพิ่มเติมด้วยกล่องโต้ตอบโมดอล (Modal Form)

เมื่อคลิกปุ่มชุดคำสั่งฟอร์มเพิ่มเติม คลิกเลือกรายการกล่องโต้ตอบโมดอล จะได้ ฟอร์มเปล่าในมุมมองออกแบบ

 

รูปที่ 5-35 คำสั่งกล่องโต้ตอบโมดอล จากชุดคำสั่งฟอร์มเพิ่มเติม

 

รูปที่ 5-36 ฟอร์มเปล่าของฐานข้อมูลในมุมมองออกแบบ

 

รูปที่ 5-37 คลิกเปิดรายการเขตข้อมูลทางด้านขวา แล้วลากมาวางที่ฟอร์มของฐานข้อมูล

 

รูปที่ 5-38 แผ่นคุณสมบัติในการตั้งค่าและจัดการฟอร์มของฐานข้อมูล ซึ่งได้เปลี่ยนสีพื้นหลัง

 

รูปที่ 5-39 คุณสมบัติควบคุมปุ่มคำสั่งตกลงหรือCommand1

 

รูปที่ 5-40 การนำรายการเขตข้อมูลจากตารางอื่น ๆ ต้องระบุความสัมพันธ์

 

รูปที่ 5-41 ฟอร์มของฐานข้อมูลที่ได้นำเขตข้อมูลเข้าและปรับแต่งเรียบร้อยแล้ว

 

รูปที่ 5-42 บันทึกชื่อฟอร์มฐานข้อมูลที่ออกแบบเรียบร้อยแล้ว

 

รูปที่ 5-43 Access จะไม่อนุญาตให้มีชื่อฟอร์มฐานข้อมูลซ้ำกัน จึงเปลี่ยนชื่อใหม่

 

รูปที่ 5-44 ฟอร์มฐานข้อมูลที่ได้ออกแบบ และการป้อนข้อมูลลงในฟอร์มจากมุมมองฟอร์ม

Access สามารถที่จะส่งฐานข้อมูลออกไปยังฐานข้อมูลอื่น ๆ ได้อย่างง่าย ๆ แต่ที่ ควรระวัง: ในการส่งออกฐานข้อมูลไปยังแฟ้มฐานข้อมูลอื่น ก็คือ แฟ้มฐานข้อมูลอื่นควรมีเขตข้อมูลที่ใช้ใน ลักษณะเดียวกันนี้ด้วย

 

รูปที่ 5-45 คลิกขวาที่ฐานข้อมูลเรียกเมนูลัด ไปที่รายการส่งออก เลือกรายการฐานข้อมูล Access 

 

รูปที่ 5-46 กำหนดปลายทางที่ต้องการส่งออกฐานข้อมูล

 

รูปที่ 5-47 เรียกดูตำแหน่งที่อยู่ของแฟ้ม และเลือกแฟ้มที่ต้องการ

 

รูปที่ 5-48 Access จะระบุชื่อและเส้นทางของแฟ้มปลายทาง

 

รูปที่ 5-49 ต้องการส่งออกฐานข้อมูลไปที่ฐานข้อมูลชื่ออะไรหรือใช้ชื่อเดิม

 

รูปที่ 5-50 ต้องการบันทึกขั้นตอนการส่งออกฐานข้อมูลครั้งนี้หรือไม่

 

รูปที่ 5-51 ต้องการบันทึกขั้นตอนการส่งออกฐานข้อมูลครั้งนี้ในชื่ออะไร และสร้างงานใน Outlook หรือไม่

 

รูปที่ 5-52 ฐานข้อมูลได้ส่งออกมายังแฟ้มโครงการตลาดเรียบร้อยแล้ว

 

รูปที่ 5-53 จากแท็บข้อมูลภายนอก ที่ปุ่มคำสั่งการส่งออกที่บันทึกไว้ จะเปิดแผ่นจัดการงานข้อมูล
ที่แท็บการส่งออกที่บันทึกไว้ จะมีรายการที่ได้บันทึกขั้นตอนการส่งออกฐานข้อมูลไว้
สามารถเรียกใช้ หรือสร้างงาน Outlook ได้

Read More