6.1. ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับรายงาน (Report)
การสร้างรายงานนั้นจะใช้วิธีการสร้างคล้ายกับการสร้างฟอร์ม ดังนั้น จึงสามารถนำ
ความรู้เกี่ยวกับการสร้างฟอร์มมาใช้ในการสร้างรายงานได้ นอกจากนี้ใน Access 2007 นั้น ยังมีตัว
ช่วยในการสร้างรายงานอย่างรวดเร็ว โดยจะถามข้อมูลที่จำเป็นในการสร้างรายงาน และรายงานที่
เราสร้างขึ้นมาสามารถนำไปใช้ในอินเทอร์เน็ต และอินทราเน็ตได้เหมือนกับการส่งออกไฟล์ทั่วไป
รายงาน คือ ข้อมูลที่จะใช้แสดงผลสรุปจากฐานข้อมูลออกมาทางสิ่งพิมพ์ ที่เรา
สามารถนำไปใช้งานต่อไปได้ ตัวอย่างของการนำรายงานไปใช้งานในฐานข้อมูลการสั่งซื้อของเรา
เช่น
-
การออกใบสั่งซื้อให้กับลูกค้าในการสั่งซื้อแต่ละครั้ง- การสร้างฉลากติดซองจดหมายเพื่อส่งข้อมูลต่าง ๆ ไปให้ลูกค้า
- การแสดงข้อมูลรายละเอียดของสินค้าทุกอย่างที่มีอยู่
นอกจากนี้ เพื่อเพิ่มความสวยงามให้กับรายงาน เรายังสามารถใส่ออบเจ็กต์ต่าง ๆ ลง
ไปในรายงานของเราได้ เช่น รูปภาพ เสียง เป็นต้น และรายงานที่เราสร้างขึ้นมายังสามารถ
นำไปใช้อินเทอร์เน็ตและอินทราเน็ตได้เช่นเดียวกับฟอร์ม
รายงานมีประโยชน์มากมาย ดังต่อไปนี้
-
รายงานสามารถนำไปใช้ในงานต่าง ๆ โดยรายงานสามารถจัดกลุ่มของระเบียน
หาผลรวมระเบียนในกลุ่ม รวมทั้งสามารถสร้างกลุ่มย่อยขึ้นมาใหม่ได้ เช่น ต้องการจัดกลุ่มใบสั่ง
ซื้อสินค้าตามลูกค้า จัดกลุ่มสินค้าตามชนิดสินค้า เป็นต้น
-
รายงานสามารถใช้สร้างเอกสารต่าง ๆ ได้เป็นอย่างดี เช่น การทำใบรายการส่ง
สินค้า การสรุปยอดขายในแต่ละไตรมาส เป็นต้น
เราจะสังเกตได้ว่าฟอร์มนั้นสามารถพิมพ์งานออกมาได้เช่นเดียวกัน แต่ที่เราไม่ใช้ ฟอร์มเป็นรายงานสรุป เนื่องจากฟอร์มมีข้อแตกต่างกับรายงาน ดังต่อไปนี้
-
ฟอร์มถูกออกแบบมา เพื่อใช้แสดงผลข้อมูลในหน้าจอ และรายงานถูกออกแบบ
มา เพื่อใช้สร้างสิ่งพิมพ์ต่าง ๆ
-
ข้อมูลต่าง ๆ ที่แสดงอยู่บนรายงานจะใช้แสดงผลอย่างเดียวไม่สามารถแก้ไขได้
เหมือนกับฟอร์ม
-
ในการกำหนดความกว้างและความยาวของรายงาน เราสามารถกำหนดใน
ไดอะล็อกซ์ Printer Setup ซึ่งไม่เกี่ยวกับคุณสมบัติที่กำหนดในมุมมอง Report Design (ที่ใช้
สร้างรายงาน) ทำให้ผู้ที่ไม่ทราบรายละเอียดในการสร้างรายงานสามารถพิมพ์รายงานในแบบที่
ต้องการได้
0 ความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น