1.1 ข้อมูลและฐานข้อมูล
ข้อมูล (Data) หมายถึง ข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้องกับสิ่งต่าง ๆ ทั่วไป เช่น ราคาสินค้า คะแนนของนักเรียนแต่ละคน ซึ่งปกติถือว่าเป็น ข้อมูลดิบ (Raw Data) ที่ยังไม่ได้ผ่านการประมวลผล
ข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลแล้วเรียกว่า สารสนเทศ (Information) เช่น เมื่อนำคะแนนของนักเรียนทั้งหมดมาประมวลผลก็จะได้คะแนนสูงสุด คะแนนต่ำสุดของนักเรียนทั้งหมด
ข้อมูลที่นำมาจัดเก็บในฐานข้อมูลอาจอยู่ในรูปของตัวเลข ตัวอักษร ข้อความ รูปภาพเสียง หรือภาพและเสียง
ฐานข้อมูล (Database) หมายถึง แหล่งเก็บรวบรวมข้อมูลกลุ่มหนึ่งที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อหรือจุดประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่ง มีโครงการและการจัดการอย่างเป็นระบบ ข้อมูลที่บันทึกเก็บไว้สามารถปรับปรุงแก้ไข สืบค้น และนำมาใช้ในการจัดการสารสนเทศได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
ฐานข้อมูลในที่นี้หมายถึงฐานข้อมูลที่ใช้ระบบคอมพิวเตอร์ ส่วนอุปกรณ์ที่เก็บข้อมูลก็คือจานแม่เหล็กหรือฮาร์ดดิสก์นั่นเอง ตัวอย่างฐานข้อมูลที่ใช้กันทั่วไป ได้แก่ ฐานข้อมูลบุคลากรฐานข้อมูลนักศึกษา ฐานข้อมูลสินค้า ฯลฯ
ปกติฐานข้อมูลจะถูกจัดเก็บไว้ที่ส่วนกลางของหน่วยงานหรือองค์กร เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถเรียกใช้ข้อมูลร่วมกันได้ โดยอาจใช้ข้อมูลได้บางส่วนหรือทั้งหมดขึ้นอยู่กับการกำหนดสิทธ์ิในการใช้งาน
ฐานข้อมูลอาจเก็บข้อมูลไว้ในแฟ้ มเดียวกันหรือแยกเก็บหลาย ๆ แฟ้ มที่มีความสัมพันธ์กันโดยแต่ละแฟ้มเรียกว่า ตาราง (Table) ซึ่งมีลักษณะโครงสร้าง ดังรูป
รูปที่ 1-1 ส่วนประกอบของฐานข้อมูลในโปรแกรม Microsoft Access 2007
โครงสร้างของตารางประกอบด้วย
1. ชื่อตารางหรือชื่อฐานข้อมูล (Database Name)
2. เขตข้อมูลในแนวตัง้ (Column) หรือฟิลด์ (Field) หลายฟิลด์
3. รายการข้อมูลหรือระเบียน (Record) หลายรายการในแนวนอน (Row)
ตัวอย่าง ตารางฐานข้อมูลชื่อ ข้อมูลนักศึกษา มีฟิ ลด์ต่าง ๆ ที่ไม่ซ้ำกัน เช่น รหัสนักศึกษา(StudentID) ชื่อ นามสกุล ที่อยู่ เมือง จังหวัด ฯลฯ ซึ่งข้อมูลของนักศึกษาแต่ละคนจัดเก็บในระเบียนที่ไม่ซ้ำกันตามฟิลด์ต่าง ๆ
ศัพท์สำคัญเกี่ยวกับระบบฐานข้อมูล และการออกแบบระบบฐานข้อมูล คือ
1. เอนทิตี้ (Entity) เป็นคำที่อ้างอิงถึงบุคคล สถานที่ และสิ่งของต่าง ๆ เช่น สินค้าหรือวิชา ใบสั่งซื้อหรือบัตรลงทะเบียน และลูกค้าหรือนักศึกษา เป็นต้น ถ้าเราสนใจในการสร้างระบบฐานข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า เอนทิตี้ของระบบนี้จะประกอบด้วย เอนทิตี้ลูกค้า ใบสั่งซื้อสินค้า กับสินค้า ดังรูป
2.แอตทริบิวต์ (Attribute) เป็นข้อมูลที่แสดงลักษณะของเอนทิตี้ เช่น แอตทิบิวต์ของเอนทิตี้ลูกค้าหรือนักศึกษา จะมีชื่อ ที่อยู่ และรหัสไปรษณีย์ ส่วนแอตทริบิวต์ของเอนทิตี้ใบสั่งซื้อสินค้า จะมีรหัสใบสั่งซื้อ วันที่สั่งซื้อ ชื่อสินค้า จำนวนสินค้าที่สั่ง และราคาสินค้า เป็นต้น ซึ่งเราสามารถแสดงเอนทิตี้ รวมทั้งแอตทิบิวต์ได้
3.ความสัมพันธ์ (Relationships) หมายถึง ความสัมพันธ์ระหว่างเอนทิตี้ต่าง ๆ ในระบบ เช่น ในระบบการสั่งซื้อสินค้า จะประกอบด้วยเอนทิตี้ใบสั่งซื้อสินค้า และเอนทิตี้ลูกค้าซึ่งมีความสัมพันธ์จากลูกค้าไปยังใบสั่งซื้อสินค้าเป็นแบบหนึ่งต่อกลุ่ม (One – to - Many) เป็นต้น
รูปที่ 1-2 ส่วนประกอบของเอนทิตี้ แอตทริบิวต์ และความสัมพันธ์ในระบบฐานข้อมูล
ในระบบฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์นั้น เราจะต้องกำหนดชนิดของคีย์ต่าง ๆ เพื่อเป็นแอตทริบิวต์พิเศษที่ทำหน้าที่บางอย่าง เช่น เป็นตัวแทนของตาราง ฯลฯ ซึ่งมีชนิดคีย์ ดังนี้
1. Primary Key (คีย์หลัก) จะเป็นฟิลด์ที่มีค่าไม่ซ้ำกันเลยในแต่ละเรคอร์ดในตารานั้น เราสามารถใช้ฟิลด์ที่เป็น Primary Key นี้ เป็นตัวแทนของตารางนั้นได้ทันที
2. Candidate Key (คีย์คู่แข่ง) เป็นฟิลด์หนึ่งหรือหลายฟิลด์ที่พอเอามารวมกันแล้วมีคุณสมบัติเป็น Primary Key (ไม่ซ้ำ) และไม่ได้ถูกใช้เป็นคีย์หลัก เช่น รหัสจังหวัดเป็นคีย์หลักส่วนชื่อจังหวัดก็ไม่ซ้ำเช่นกัน แต่ไม่ได้เป็นคีย์หลักจึงเป็นคีย์คู่แข่งแทน
3. Composite Key บางตารางหาฟิ ลด์ไม่ซ้ำไม่ได้เลย จึงต้องใช้หลาย ๆ ฟิลด์มารวมกันเป็น Primary Key ฟิลด์ที่ใช้รวมกันนี้เราเรียกว่า Composite Key
4. Foreign Key เป็นฟิลด์ใดๆ ในตารางหนึ่ง (ฝั่ง Many) ที่มีความสัมพันธ์กับฟิลด์ที่เป็น Primary Key ในอีกตารางหนึ่ง (ฝั่ง One) โดยที่ตารางทั้งสองมีความสัมพันธ์แบบ One –to – Many ต่อกัน
ฐานข้อมูลมีหลายแบบแต่ที่นิยมใช้กันมากที่สุดในปัจจุบัน คือ ฐานข้อมูลแบบสัมพันธ์(Relational Database) ซึ่งมีโครงสร้างเป็นตารางหลายตารางที่มีความสัมพันธ์กันโดยใช้ฟิ ลด์ที่เหมือนกัน เช่น รหัสนักศึกษา (StudentID)
รูปที่ 1-3 ส่วนประกอบของฐานข้อมูลในโปรแกรม Microsoft Access 2007
ลักษณะของฐานข้อมูลแบบสัมพันธ์
1.ค่าของข้อมูลต้องเป็นค่าที่ไม่สามารถแบ่งแยกออกไปได้อีก เช่น ชื่อ
2.ค่าในแนวตั้ง (Column)หรือฟิ ลด์ต้องเป็นแบบเดียวกัน เช่น ถ้าเป็นฟิ ลด์สำหรับเก็บชื่อก็ต้องเป็นชื่อจริงทั้งหมด ไม่มีชื่อเล่นมาเก็บด้วย
3.ลำดับของฟิลด์ไม่จำเป็นต้องเรียงกัน เช่น อาจใช้ฟิลด์นามสกุลก่อนฟิลด์ชื่อก็ได้
4.ชื่อฟิลด์ในตารางเดียวกันจะต้องไม่ซ้ำกัน
5.ต้องกาหนดฟิ ลด์ใดฟิ ลด์หนึ่งเป็นดัชนี ํ (Index)หรือเรียกวา กุญแจหลัก ่ (PrimaryKey)
6.ข้อมูลในแต่ละแถวหรือระเบียนต้องไม่ซ้ำกันกับแถวอื่น
7.ไม่จำเป็นต้องเรียงลำดับของข้อมูลแต่ละแถวหรือระเบียน
ตารางที่ 1-1 การเปรียบเทียบศัพท์ทั่วไปกับศัพท์เทคนิคในระบบฐานข้อมูล
